Rechtsgrundlagen der E-Mail-Archivierung
Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung in Deutschland ergibt sich nicht aus einem einzelnen Gesetz, sondern aus dem Zusammenspiel dreier Regelwerke: dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD. Diese Vorgaben gelten unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche – wer geschäftlich per E-Mail kommuniziert, ist automatisch betroffen.
HGB – Handelsgesetzbuch
Nach § 238 Abs. 2 HGB muss jede E-Mail archiviert werden, die einem Handelsbrief entspricht, also geschäftliche Korrespondenz wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Bestellungen. § 257 HGB regelt zusätzlich die konkreten Aufbewahrungsfristen abhängig von der Funktion des jeweiligen Dokuments. Für reine Handelsbriefe ohne Buchungsbelegfunktion gilt dabei eine Frist von sechs Jahren.
AO – Abgabenordnung
§ 147 AO ist das steuerrechtliche Gegenstück zum HGB und enthält die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, einschließlich der Fristlängen in Absatz 3 sowie der Zugriffsrechte der Finanzbehörden in Absatz 6. E-Mails mit Buchungsbelegfunktion – etwa eingehende Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen als Anhang – müssen danach acht Jahre aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse, Inventare und Eröffnungsbilanzen sowie damit verbundene E-Mails gilt sogar eine Frist von zehn Jahren.
GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 11.03.2024. Sie konkretisieren HGB und AO für die elektronische Praxis und verlangen, dass archivierungspflichtige E-Mails vollständig, unveränderbar (revisionssicher), maschinell auswertbar und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Eine bloße Ablage im normalen E-Mail-Postfach reicht dafür nicht aus – erforderlich ist eine echte, protokollierte Archivierungslösung.
Welche E-Mails sind betroffen und wie lange
Nicht jede E-Mail unterliegt der Pflicht – rein private oder informelle Nachrichten ohne geschäftlichen Bezug sind ausgenommen. Maßgeblich ist die Funktion der E-Mail bzw. ihres Anhangs, woraus sich gestaffelte Fristen ergeben.
Ergänzend spielt bei der E-Mail-Archivierung auch die DSGVO eine Rolle, da archivierte Mails oft personenbezogene Daten enthalten und entsprechend geschützt und nach Fristablauf gelöscht werden müssen.
Die technische Archivierungspflicht selbst ist zwar nicht explizit vorgeschrieben, faktisch aber ohne eine geeignete Lösung kaum GoBD-konform umsetzbar.