Microsoft 365

Täglich werden Millionen betrügerische Anmeldeversuche bei Clouddiensten registriert. Es braucht nur eine kompromittierte Anmeldeinformation, um ein Datenleck zu verursachen. Eine der besten Maßnahmen zur Verhinderung dieser Angriffe ist die Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung, mit der über 99,9 Prozent der Angriffe zur Kontokompromittierung laut Firmen wie Microsoft oder Google blockiert werden können.

Generell ist es empfehlenswert, mehrere Faktoren zu hinterlegen, damit man eine Ausweichmöglichkeit hat und sich nicht aussperrt.

So gelingt die Einrichtung:

Die Sicherheitsinformationen aufrufen, falls Sie nicht direkt über eine Registrierungskampagne direkt nach dem Login zur Einrichtung aufgefordert werden
Über das + Anmeldemethode hinzufügen können Sie die Faktoren einrichten

Microsoft Authenticator App einrichten:
- Englisches Video
- Download der App für Android oder iOS

Microsoft Authenticator in Outlook einrichten:
- Wenn Sie bereits andere Faktoren eingerichtet haben, können Sie Outlook auf dem Smartphone automatisch als weiteren Faktor nutzen

Andere Authenticator App (z.B. Enpass) einrichten:
- Download von Enpass für Desktop, Android oder iOS, falls nicht über unseren Service bereits vorbereitet
- Eintrag Authenticator-App auswählen
- Ich möchte eine anderen Authenticator-App verwenden auswählen.
- Die Information lesen und Weiter anklicken
- $MFA mit OTP einrichten 3$
- Den QR-Code scannen oder auf Das Bild wird nicht gescannt? klicken, um den geheimen Schlüssel in Textform angezeigt zu bekommen.
- D
- Den geheimen Schlüssel in das Feld Einmalcode bei Enpass kopieren und dann den sechsstelligen Code kopieren und im Fenster einfügen
- Geschafft 😊

Sicherheitsschlüssel einrichten, beispielhaft mit dem Nitrokey 3C NFC:
- Die Methode Sicherheitsschlüssel auswählen
- Die Art des Sicherheitsschlüssels auswählen: USB-Gerät oder NFC-Gerät
- Nun leitet die Webseite Sie durch den Prozess
- Falls noch keine PIN für den Sicherheitsschlüssel vergeben wurde, muss das nun erledigt werden
- Abschließend können Sie dem Sicherheitsschlüssel einen eindeutigen Namen, wie z.B. Nitrokey 3C NFC, geben
- Geschafft 😊

Passkey in Enpass einrichten:
- Die Methode Sicherheitsschlüssel auswählen
- Nun ist es egal, ob Sie USB-Gerät oder NFC-Gerät anklicken
- Den Informationstext können Sie mit Weiter bestätigen
- Es öffnet sich nun automatisch ein Fenster von Enpass, wenn das Programm im Hintergrund läuft
- $MFA mit Passkey einrichten 4$
- Entsperren Sie den Tresor und fügen Sie den Passkey zum gewünschten Tresor hinzu
- Vergeben Sie nun den eindeutigen Namen Enpass Passkey für den Faktor
- Geschafft 😊

Mobilnummer einrichten:
- Im Auswahlfeld Telefon anklicken
- Hier Ihre Mobilnummer angeben und mit Klick auf Weiter den Code empfangen
- Nun den per SMS erhaltenene Code eingeben und mit Klick auf Weiter abschließen
- Geschafft 😊

Festnetztelefon einrichten:
- Im Auswahlfeld Telefon (geschäftlich) anklicken
- Geben Sie nun Ihre geschäftliche Festnetznummer an
- Microsoft ruft nun an (meistens eine amerikanische Nummer) und ein Sprachcomputer bittet um das Drücken der #-Taste
- Geschafft 😊

MFA

Multifaktorauthentifizierung prüfen

Rufen Sie die Sicherheitsinformationen des Microsoft Kontos auf.
Prüfen Sie, ob die Methoden aktuell sind und ob es mindestens zwei verschiedene Wege gibt. Es bietet sich z.B. der Microsoft Authenticator, Passwortmanager Enpass, Sicherheitsschlüssel (z.B. YubiKey oder Nitrokey) und die Mobilfunknummer an.

Zusammenarbeit

Gemeinsamer (organisationsweiter) Kalender

Über eine Microsoft 365 Gruppe kann ein gemeinsamer Kalender realisiert werden.

Unter https://support.microsoft.com/de-de/office/verwenden-eines-gruppenkalenders-in-outlook-zum-planen-und-bearbeiten-von-ereignissen-0cf1ad68-1034-4306-b367-d75e9818376a gibt es weiterführende Informationen. Kontaktieren Sie uns bitte, falls eine Einrichtung erwünscht ist.

Zusammenarbeit

Gemeinsames (organisationsweites) Adressbuch

Da viele Microsoft Anwendungen nur das persönliche Adressbuch befragen (z.B. eingehende Telefonate über Microsoft Teams), ist ein gemeinsames Adressbuch leider nicht sinnvoll umsetzbar.

Es ist durch die Verwendung der Microsoft Graph API aber möglich, programmatisch Kontakte über Schnittstellen den Anwendern bereitzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne bei Fragen zu diesem Thema.

Copilot

Tipps & Tricks zur Nutzung des Microsoft Copilot

https://copilot.cloud.microsoft/prompts?ocid=copilot_ongoingemail_jul24

Outlook

Absender in Outlook ändern

Diese Anleitung zeigt, wie Sie anstatt von Ihrem persönlichen Postfach (vorname.nachname@firma.de) über ein freigegebenes Postfach (z.B. info@firma.de) schreiben können.

Standardmäßig landen gesendete E-Mails dann im Gesendete Elemente Ordner von Ihrem persönlichen Postfach und zusätzlich im Gesendete Elemente Ordner des freigegebenenen Postfachs, damit der E-Mail-Verkehr im Team besser nachvollzogen werden kann.

Gelöschte Elemente landen standardmäßig nur im Papierkorb des persönlichen Postfachs. Melden Sie sich gerne, falls das angepasst werden soll.

Outlook für Windows:

Klappen Sie die Optionen auf, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und erweitern Sie das Menü über die drei Punkte. Dort können Sie dann auf Von klicken.

Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie Weitere E-Mail-Adresse aus.

In das aufgehende Fenster können Sie nun das gewünschte Postfach eintragen.

Zukünftig sehen Sie dieses Postfach dann direkt im Dropdown.

Outlook im Web (OWA):

In der Leiste die Optionen aufklappen und Absender anzeigen ankreuzen.

Dann auf den Pfeil klicken und Andere E-Mail-Adresse anklicken.

Nun kann die gewünschte E-Mail-Adresse eingetragen werden. Anschließend kann dieses Postfach im Dropdown einfach ausgewählt werden.

Outlook

Freigegebenes Postfach in der Outlook App hinzufügen

Öffnen Sie die Optionen, indem Sie auf Ihre Initialen oder Ihr Foto oben rechts klicken
Klicken Sie dann auf das +
Nun können Sie Freigegenes Postfach hinzufügen auswählen
Geben Sie nun die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfach ein, die Authentifizierung erfolgt automatisch über Ihr persönliches Konto
Fertig 👍

Outlook

Suchordner für komplexe/spezielle Suchen in Outlook anlegen

Wechseln Sie im oberen Reiter zum Punkt Ordner
Klicken Sie dort dann links auf Neuer Suchordner
Nun können Sie umfangreiche Kriterien angeben

Outlook

Kontaktordner in Outlook als Adressbuch nutzen

Um sicherzustellen, dass alle Ihre Kontaktordner in Outlook beim Verfassen einer neuen E-Mail verfügbar sind, können Sie folgende Schritte ausführen:

Kontaktordner als Adressbuch anzeigen:

- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kontaktordner.
- Wählen Sie im Kontextmenü “Eigenschaften”.
- Gehen Sie zum Reiter “Outlook-Adressbuch”.
- Aktivieren Sie die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuche anzeigen".

Adressbuch auswählen:

- Beim Verfassen einer neuen E-Mail klicken Sie auf “An”, “Cc” oder “Bcc”.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter "Adressbuch" den gewünschten Kontaktordner aus

Outlook

Markierung externer E-Mails

Outlook kann E-Mails von extern mit einem Hinweis kennzeichnen, um die Erkennung von Spam und Phishing-Bedrohungen zu erleichtern.

Das sieht dann so aus:

Outlook für Windows
Outlook im Web
Android

Bitte verlassen Sie sich aber nicht vollständig auf diese Kennzeichnung. Zum einen kann die Technik auch Fehler machen und die Übernahme des Accounts eines Kollegen ist immer möglich.

Falls Sie diese Kennzeichnung wünschen, sprechen Sie uns gerne an.

Outlook

Melden von Phishing oder Junk

Bitte informieren Sie uns über Phishing oder Junk.

So funktioniert es:

Outlook für Windows
Outlook im Web
Android
$Melden_Android.jpg$

Wichtig: Falls es einen gezielten Angriff gibt, informieren Sie uns bitte auch telefonisch und per E-Mail. Gezielte Fälle sind z.B. die Anrede mit dem richtigen Namen, Verweis auf Kollegen oder besonderes Wissen (z.B. aus einem Posting bei Social Media, dem Studium der Homepage oder ein abgehörtes Gespräch).

Outlook

Cache-Modus in Outlook einstellen

Der Cache-Modus von Outlook legt fest, ob angezeigte E-Mails für Sie nutzbar sind, wenn das Gerät nicht mit dem Internet verbunden ist.
Ist der Cache-Modus deaktiviert, können Sie keine E-Mails lesen, wenn keine Internetverbindung besteht.
Oft ist es gewünscht, den Cache-Modus auf ALLE zu stellen, so dass alle E-Mail auf den Computer heruntergeladen werden.
Der Zugriff auf Mails kann dadurch beschleunigt werden. Der Speicherbedarf steigt jedoch.

Bei sehr großen Postfächern oder der Nutzung von sehr vielen Freigegebenen Postfächern oder Stellvertreterberechtigungen besteht oft ein sehr großer Speicherbedarf, der den verfügbaren Platz auf der Festplatte des Gerätes übersteigen kann.

In der Menuleiste von Outlook auf Datei klicken - dann Kontoeinstellungen und nochmals Kontoeinstellungen anklicken

Doppelklick auf die Mailadresse, deren Cache-Mosus bearbeitet werden soll
Wichtig: Den Cache-Modus unterstützen nur Postfächer vom Typ Microsoft Exchange

Entfernen Sie den Haken, wenn Sie den Cachmodus nicht nutzen möchten - dies ist manchmal hilfreich, wenn Schwierigkeiten mit Outlook gibt
Stellen Sie den Cache-Modus wie gewünscht ein: einen Zeitraum oder auf ALLE

Klicken Sie auf Weiter und Vorgang abgeschlossen - Outlook muss geschlossen und neu gestartet werden, damit die Änderung wirksam wird.

Outlook

Migration zu New Outlook

Wir blockieren die Migration zu New Outlook bis 2029 standardmäßig.
Diese Maßnahme folgt den Empfehlungen vieler Softwareanbieter und ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Ihre AddIns weiterhin nutzbar sind und keine Unterbrechungen in Ihrem Arbeitsablauf auftreten.

Viele Kunden wurden auf diesen Umstand schon von den Softwarenabierern informiert. Ein verbreitetes Beispiel ist DATEV.
Aber auch die AddIns von Microsoft Teams, OneNote, Salesforce und Adobe Acrobat funktionieren noch nicht ganz zuverlässig.

Zusätzlich ist New Outlook unserer Meinung nach auch noch nicht ausreichend für einen produktiven Einsatz gereift. Viele bekannte Funktionen aus Classic Outlook fehlen oder sind anders umgesetzt oder visualisiert.

So prüfen Sie, ob inkompatible AddIns installiert sind: Im Classic Outlook oben rechts auf Datei klicken und dann COM-Add-Ins verwalten auswählen.

Outlook

Automatische Antworten / Abwesenheitsnotiz / OOO für ein freigegebenes Postfach einstellen

Öffnen Sie Outlook im Browser
Klicken Sie nun oben rechts auf Ihr Foto und wählen Sie Weiteres Postfach öffnen aus
Wählen Sie nun das gewünschte Postfach aus und klicken Sie auf Öffnen
Suchen Sie nun nach dem Postfach und wählen Sie es aus
Mit dem Zahnrad können Sie die Einstellungen öffnen und unter Konto die Einstellungen für Automatische Antworten bearbeiten

Outlook

Outlook auf dem Handy anpassen / Gruppieren nach Unterhaltung deaktivieren

1.) Nach dem Öffnen der Handy-App die Übersicht der E-Mailpostfächer anzeigen
2.) Auf das Zahnrad klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen
3.) Im Abschnitt Allgemein auf E-Mail tippen
4.) Posteingang mit Relevanz deaktivieren, wenn Sie nicht möchten, das Outlook eigenständig nach Relevant und Sonstige sortiert
5.) auf E-Mail-Organisation tippen
6.) E-Mails nach Unterhaltung deaktivieren

Outlook

Kontakte aus Outlook mit dem Smartphone synchronisieren

Öffnen Sie die Einstellungen, in dem Sie oben links die Kontenübersicht öffnen und dann unten das Zahnrad auswählen
Öffnen Sie nun den Punkt Kontakte
Nun können Sie die Einstellung mit dem Schieberegler ein- oder ausschalten

Outlook

Signatur zu Outlook hinzufügen

Es ist zwischen reinen Text-Signaturen und HTML-Signaturen zu unterscheiden.

Bei HTML ist die Formatierung entscheidend, damit Inhalte wie Grafiken korrekt und in der gewünschten Größe dargestellt werden.

Text

HTML

%AppData%\Roaming\Microsoft\Signatures

Outlook

Kontakgruppe in Outlook anlegen

Kontaktgruppen eignen sich hervorragend, wenn Sie öfters an einen gewissen Personenkreis schreiben. Das kann z.B. Ihr internes und/oder externes Team sein. Auch bei Kalendereinladungen sind die Kontaktgruppen auswählbar.
Navigieren Sie zur Anlage zu den Kontakten und wählen Sie oben Neue Kontaktgruppe aus
Nun können Sie einen Namen vergeben und dann Mitglieder hinzufügen. Dafür können Sie Ihre eigenen Outlook-Kontakte, ein Adressbuch (z.B. globale Adressliste GAL) oder E-Mail-Kontakte nutzen.
Für ein internes Team wählen ich in diesem Beispiel die globale Adressliste GAL aus und suche dort nach den Kollegen.
Wenn alle Mitglieder ausgewählt sind, wird mit OK bestätigt und man gelangt zur Übersicht zurück.
Wenn alles passt, kann man Speichern & schließen.
Die Kontaktgruppe lässt sich nun bei E-Mails und Kalendereinträgen auswählen. Wenn Sie die erstelle Kontaktgruppe nicht finden, prüfen Sie bitte das ausgewählte Adressbuch. Die Anlage erfolgt in Ihren persönlichen Kontakten.

Outlook

Anordnung in Outlook

Im Posteingang kann man die Anordnung ändern, indem man auf Nach Anordnung klickt
Der Standard sieht so aus

Outlook

Reaktionen in Outlook

In Outlook gibt es die Möglichkeit, auf E-Mails mit Emojis zu reagieren. 👍❤🎉😂😲😢

Klicken Sie in der E-Mail dazu oben rechts auf den Smiley und wählen dann das gewünschte Emoji aus.
Der Empfänger bekommt innerhalb weniger Sekunden eine Benachrichtigung dazu.
In der Benachrichtigungsübersicht (auf die Glocke klicken) sehen Sie auch nachträglich die erhaltenen Reaktionen im Überblick.
Falls der Empfänger nicht Microsoft 365 (Exchange Online) verwendet, wird ggf. eine Fallback-E-Mail versendet.
Es gibt außerdem eine täglichen Reaktionsdigest, der die Reaktionen des Vortags auflistet.
Weitere Details und eine Liste mit Ausnahmen gibt es direkt unter https://support.microsoft.com/de-de/office/reaktionen-in-microsoft-outlook-06315501-a790-4a2a-90c1-fbc89d84c393 bei Microsoft.
Melden Sie sich wie immer bei Rückfragen oder Schwierigkeiten bei uns. 😍

Outlook

Regeln in Outlook anlegen

Wir empfehlen das Anlegen von Regeln im Browser, da die Regeln aus den Desktop-Anwendungen und Apps nicht immer fehlerfrei synchronisert werden.

Öffnen Sie https://outlook.office.com/ im Browser
Gehen Sie zu den Einstellungen
Navigieren Sie nun zu E-Mail --> Regeln
Hier können Sie nun eine Neue Regel hinzufügen
Benötigt werden ein eigenener Name, Bedingung(en) und Aktion(en). In den meisten Fällen soll das Verarbeiten weiterer Regeln nicht beendet werden. Mit Klick auf das Info-Symbol erhalten Sie dazu weitere Details.
Testen Sie am besten die erstellten Regeln nach der Erstellung. Bei freigegebenen Postfächern sollten alle Anwender vorab über die Anlage informiert werden.

OneDrive

OneDrive Konflikte

Windows funktioniert nur mit einem Microsoft-Konto zuverlässig.

Wenn mehrere Microsoft-Konten verbunden sind, kommt es oft zu Problemen mit Anwendungen, die auf Microsoft-Konten zugreifen (z.B. OneDrive, Outlook, Teams, etc.).

Achten Sie bitte bei Geräten, die von mehreren Menschen genutzt werden deshalb bitte darauf, dass jede*r ein eigenes Windows-Profil nutzt.

OneDrive

OneDrive Sicherung einrichten

OneDrive

OneDrive Sicherung prüfen

1. OneDrive über die blaue Wolke in der Taskleiste unten rechts öffnen und über das Zahnrad die Einstellungen öffnen.

2. Den Tab Synchronisieren und sichern auswählen und Sicherung verwalten anklicken.

3. In dieser Übersicht müssen alle Schalter aktiviert sein.

OneDrive

OneDrive Status

Beschreibung	Symbol	Bedeutung
Blaue Cloud		Ein blaues Cloudsymbol neben Ihren OneDrive Dateien oder Ordnern zeigt an, dass die Datei nur online verfügbar ist. Reine Onlinedateien belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer. Sie können diese Dateien nicht öffnen, wenn Ihr Gerät offline ist.
Grüner Haken		Wenn Sie eine reine Onlinedatei öffnen, wird sie auf Ihr Gerät heruntergeladen und zu einer lokal verfügbaren Datei. Eine lokal verfügbare Datei können Sie jederzeit öffnen, auch ohne Zugriff auf das Internet. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, können Sie die Datei wieder in „nur online verfügbar“ ändern. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Speicherplatz freigeben" aus.
Einfarbiger grüner Kreis mit weißem Haken		Dateien, die Sie als "Immer auf diesem Gerät beibehalten" markieren, weisen den grünen Kreis mit dem weißen Häkchen auf. Diese immer verfügbaren Dateien werden auf Ihr Gerät heruntergeladen und belegen Speicherplatz, aber sie sind immer für Sie da, auch wenn Sie offline sind.

Was bedeuten die OneDrive-Symbole?

SharePoint

Ordner und Dateien aus SharePoint öffentlich teilen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder die Datei und wählen Sie die Option ☁ Teilen aus
Passen Sie die Linkeinstellungen nun mit dem ⚙ Zahnrad an
Wählen Sie nun 🌐 Jeder aus
Optional: Für öffentliche Links ist es meistens sicherer, wenn man die Anzeigeeinstellungen auf Kann anzeigen (anstatt Kann bearbeiten) setzt und ein Ablaufdatum (gerne in ferner Zukunft) angibt
Nach dem Klick auf Übernehmen kann man nun den Link kopieren oder direkt Senden
Das war es schon. 👍
Hinweis: Wenn die Option Jeder fehlen sollte, kann diese eine Voreinstellung der Microsoft 365 Gruppe sein. In dem Fall gerne bei Kollegen oder uns melden. Um ein versehentliches Teilen von sensiblen Inhalten zu verhindern, kann diese Option unter Umständen deaktiviert sein.

Teams

Synchronisieren von Dateien aus TEAMS mittels OneDrive

Dieser Abschnitt behandelt die Möglichkeit in TEAMS verwaltete Dateien mittels OneDrive mit Ihrem Computer zu synchronisieren

Mit One-Drive können Sie Cloud-Dateien direkt im Datei-Explorer Ihres lokalen Computers anzeigen.
Lesen Sie die Anweisungen, um zu erfahren, wie es geht Synchronisieren Sie Teams-Dateien mit OneDrive App synchronisieren.

Jedes von Ihnen erstellte Team enthält einige Kanäle. Diese Kanäle ähneln Aufgaben oder Initiativen, die Sie in Ihrem Team erstellen. Vereinfacht ausgedrückt repräsentieren diese Kanäle Unterordner in einem größeren Ordner (Team). Jetzt ist jeder Kanal eine Quelle einiger wichtiger Dateien und Dokumente. Um auf der sicheren Seite zu sein, können Sie mit der OneDrive Sync-App eine lokale Kopie der Ordner und Dateien Ihres Teams erstellen. Hier ist wie!

Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365-Konto an: www.office.com
Wählen sie den App-Launcher in der linken oberen Ecke
Wählen Microsoft Teams.
Wählen Sie ein Team aus.
Klicken Sie auf Allgemein
Wählen Sie Dateien aus den allgemeinen Optionen.
Klicken Sie auf Synchronisieren
Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Hinweis Alle im Dateibereich dieses Channels gespeicherten Dateien werden auf den Computern der Teammitglieder angezeigt, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Der Dienst zeigt auch den Standardspeicherort Ihrer Dateien an.

Offline verfügbare Dateien

Wenn Sie zum Speicherort der Dateien gehen, können Sie bestätigen, ob die Synchronisierung abgeschlossen wurde, indem Sie nach einem grünen Häkchen neben den übertragenen Dateien suchen.

Sie finden den Speicherort im Windows-Explorer

Teams

Datenschutz in TEAMS konfigurieren

Öffnen Sie die "Einstellungen" in Microsoft TEAMS

1.) Wechseln Sie zu "Datenschutz"
2.) Klicken Sie auf den Button "Prioritätszugriff verwalten" und fügen Kontakte hinzu, die Sie auch dann erreichen sollen, wenn Sie "nicht stören" aktiv haben.
3.) Aktivieren Sie diese Einstellung, um nicht gestört zu werden, wenn Sie Ihren Bildschirm teilen
4.) Aktivieren Sie diese Funktion, um Mikrophone und Kamera automatisch zu deaktivieren, wenn sie Ihren Bildschirm sperren, obwohl Sie in einer Besprechung sind, z.B. wenn Sie den Arbeitsplatz kurz verlassen müssen.

Teams

Telefonie

Siehe https://wiki.pcspezialist-hannover.de/books/telefonie/chapter/teams

Zugriff im Browser

Den größten Komfort bieten unserer Meinung nach die Desktop-Anwendungen von Microsoft. Es gibt aber auch die Möglichkeit, die Tools in einem Browser zu nutzen. Das ist insbesondere hilfreich, wenn die Desktop-Anwendungen gerade nicht funktional sind (z.B. fehlgeschlagenes Update) oder ein Ersatzgerät verwendet wird, da das primäre Arbeitsgerät nicht verfügbar ist (z.B. gestohlen oder heruntergefallen).

Öffnen Sie die Webseite office.com in einem Browser. Wir empfehlen Microsoft Edge, Mozilla Firefox oder Google Chrome. Aber auch andere Browser sind größtenteils kompatibel.
Klicken Sie auf Anmelden.
Geben Sie nun Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein. Dann kommt die Abfrage des Passworts, die Sie mit einem weiteren Faktor bestätigen müssen (z.B. Code aus Passwortmanager Enpass, Code aus SMS oder Sicherheitsschlüssel wie YubiKey oder Nitrokey).
Klicken Sie oben links in das App-Startfeld.
Hierüber können Sie nun zur gewünschten Anwendung navigieren.

Optional:

Falls Sie auf freigegebene Postfächer wie z.B. info@firma.de oder buchhaltung@firma.de zugreifen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:

Dauerhaft:
Rechtsklick auf „Ordner“ und dann „Freigegebenen Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen“ auswählen
Einmalig:
Oben rechts auf Ihr Foto bzw. Ihre Initialen klicken und dann „Weiteres Postfach öffnen“ anklicken
Einstellungen für das freigegebene Postfach anpassen:
- Klicken Sie oben links auf das Zahnrad, um verschiedene Einstellungen wie z.B. Automatische Antworten festzulegen

Was ist cloud.microsoft?

https://support.microsoft.com/de-de/office/was-ist-cloud-microsoft-7ba4c8b9-d062-4444-84a5-fca6c3006d2b

https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/cloud-microsoft-domain?view=o365-worldwide

PCS Signatur

PCS Signatur Grundlagen

Handbuch
Signaturverwaltung über app.codetwo.com
Insights über insights.codetwo.com
Empfohlene Schriftart: Aptos (Windows-Standard)

Word

Standardmäßig auf dem Computer speichern - NICHT auf OneDrive

Wenn Sie nicht möchten, dass in Word, Excel oder Powerpoint erstellte Dateien in OneDrive gespeichert werden, nehmen Sie bitte folgende Änderung vor.

WORD (oder Excel oder Powerpoint) öffnen und links oben auf Datei - Optionen klicken

In den Optionen auf Speichern klicken und den Haken bei "Standardmäßig auf dem Computer speichern" setzen
Den Haken bei "Zusätzliche Speicherorte anzeigen, auch wenn eine Anmeldung erforderlich ist" entfernen

Mailarchiv

Öffnen Sie den Reiter E-Mail-Archiv oben im Outlook
Geben Sie etwas in die Suchleiste ein (z.B. Test)
Wenn das Mailarchiv noch nicht eingerichtet wurde, wird nach dem Server gefragt. Standardmäßig lautet das Ziel https://email-archive.cloud/firma und es ist vorausgefüllt.
Geben Sie nun den Benutzernamen ein, standardmäßig ist das Ihre persönliche E-Mail-Adresse
Der Login läuft über Microsoft 365 in Ihrem Browser ab
Wenn die Meldung Authentifizierung erfolgreich erscheint, können Sie den Browser oder Tab schließen und zurück zu Outlook wechseln
Nun sollte die Suche ein oder mehrere Ergebnisse anzeigen
Info: Die Suche über das Mailarchiv ist sehr mächtig und gerade bei größeren Postfächern meistens besser als die integrierte Outlook-Suche. Auch Suchbegriffe aus Anhängen (z.B. eine Bezeichung in einem PDF) werden erkannt.
Viel Spaß! 👍

Migration

Nach Migration sind Unterordner leer

Nach einer Migration zu Microsoft 365 kann es vorkommen, dass manche Unterordner leer angezeigt werden.

Ursache dafür sind unsichtbare Filter. Diese Filter können so gelöscht werden:

1. Im Unterordner den Reiter Ansicht öffnen und über Aktuelle Ansicht zu den Ansichtseinstellungen navigieren.

2. Hier dann auf Filtern... klicken.

Nun auf Alles löschen klicken und mit OK bestätigen. Die E-Mails sollten nun wieder sichtbar sein.

Wichtig: Dies muss für jeden einzelnen Ordner und Unterordner durchgeführt werden.
Unter www.office.com bestehen diese Filter nicht. Ihre Mails sind dort sofort sichtbar.

Microsoft Office Programme installieren

Öffnen Sie die Webseite office.com in einem Browser. Wir empfehlen Microsoft Edge, Mozilla Firefox oder Google Chrome. Aber auch andere Browser sind größtenteils kompatibel.
Klicken Sie auf Anmelden.
Geben Sie nun Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein. Dann kommt die Abfrage des Passworts, die Sie mit einem weiteren Faktor bestätigen müssen (z.B. Code aus Passwortmanager Enpass, Code aus SMS oder Sicherheitsschlüssel wie YubiKey oder Nitrokey).

4. Auf der rechten Seiten oben sehen Sie den Button Installieren und mehr - klicken Sie diesen an

5. Klicken Sie auf Microsoft 365-Apps installieren

6. Starten Sie Installation

Ihr Computer läd die Installationsdatei herunter und legt diese in der Regel unter Downloads ab. Führen Sie diese aus und warten, bis die Installation abgeschlossen ist

Backup

Sind bei Microsoft 365 Backups durch den Anbieter inklusive?

Nein.

Microsoft setzt auf das Shared Responsibility Modell, welches die Kunden zu einem externen Backup verpflichtet.