Outlook
- Absender in Outlook ändern
- Freigegebenes Postfach in der Outlook App hinzufügen
- Suchordner für komplexe/spezielle Suchen in Outlook anlegen
- Kontaktordner in Outlook als Adressbuch nutzen
- Markierung externer E-Mails
- Melden von Phishing oder Junk
- Cache-Modus in Outlook einstellen
- Migration zu New Outlook
- Automatische Antworten / Abwesenheitsnotiz / OOO für ein freigegebenes Postfach einstellen
- Outlook auf dem Handy anpassen / Gruppieren nach Unterhaltung deaktivieren
- Kontakte aus Outlook mit dem Smartphone synchronisieren
- Signatur zu Outlook hinzufügen
- Kontakgruppe in Outlook anlegen
- Anordnung in Outlook
- Reaktionen in Outlook
- Regeln in Outlook anlegen
Absender in Outlook ändern
Diese Anleitung zeigt, wie Sie anstatt von Ihrem persönlichen Postfach (vorname.nachname@firma.de) über ein freigegebenes Postfach (z.B. info@firma.de) schreiben können.
Standardmäßig landen gesendete E-Mails dann im Gesendete Elemente Ordner von Ihrem persönlichen Postfach und zusätzlich im Gesendete Elemente Ordner des freigegebenenen Postfachs, damit der E-Mail-Verkehr im Team besser nachvollzogen werden kann.
Gelöschte Elemente landen standardmäßig nur im Papierkorb des persönlichen Postfachs. Melden Sie sich gerne, falls das angepasst werden soll.
Outlook für Windows:
Klappen Sie die Optionen auf, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und erweitern Sie das Menü über die drei Punkte. Dort können Sie dann auf Von klicken.
Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie Weitere E-Mail-Adresse aus.
In das aufgehende Fenster können Sie nun das gewünschte Postfach eintragen.
Zukünftig sehen Sie dieses Postfach dann direkt im Dropdown.
Outlook im Web (OWA):
In der Leiste die Optionen aufklappen und Absender anzeigen ankreuzen.
Dann auf den Pfeil klicken und Andere E-Mail-Adresse anklicken.
Nun kann die gewünschte E-Mail-Adresse eingetragen werden. Anschließend kann dieses Postfach im Dropdown einfach ausgewählt werden.
Freigegebenes Postfach in der Outlook App hinzufügen
- Öffnen Sie die Optionen, indem Sie auf Ihre Initialen oder Ihr Foto oben rechts klicken
- Klicken Sie dann auf das +
- Nun können Sie Freigegenes Postfach hinzufügen auswählen
- Geben Sie nun die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfach ein, die Authentifizierung erfolgt automatisch über Ihr persönliches Konto
- Fertig 👍
Suchordner für komplexe/spezielle Suchen in Outlook anlegen
- Wechseln Sie im oberen Reiter zum Punkt Ordner
- Klicken Sie dort dann links auf Neuer Suchordner
- Nun können Sie umfangreiche Kriterien angeben
Kontaktordner in Outlook als Adressbuch nutzen
Um sicherzustellen, dass alle Ihre Kontaktordner in Outlook beim Verfassen einer neuen E-Mail verfügbar sind, können Sie folgende Schritte ausführen:
Kontaktordner als Adressbuch anzeigen:
-
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kontaktordner.
- Wählen Sie im Kontextmenü “Eigenschaften”.
- Gehen Sie zum Reiter “Outlook-Adressbuch”.
- Aktivieren Sie die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuche anzeigen".
Adressbuch auswählen:
-
- Beim Verfassen einer neuen E-Mail klicken Sie auf “An”, “Cc” oder “Bcc”.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter "Adressbuch" den gewünschten Kontaktordner aus
Markierung externer E-Mails
Outlook kann E-Mails von extern mit einem Hinweis kennzeichnen, um die Erkennung von Spam und Phishing-Bedrohungen zu erleichtern.
Das sieht dann so aus:
- Outlook für Windows
- Outlook im Web
- Android
Bitte verlassen Sie sich aber nicht vollständig auf diese Kennzeichnung. Zum einen kann die Technik auch Fehler machen und die Übernahme des Accounts eines Kollegen ist immer möglich.
Falls Sie diese Kennzeichnung wünschen, sprechen Sie uns gerne an.
Melden von Phishing oder Junk
Bitte informieren Sie uns über Phishing oder Junk.
So funktioniert es:
- Outlook für Windows
- Outlook im Web
- Android
Wichtig: Falls es einen gezielten Angriff gibt, informieren Sie uns bitte auch telefonisch und per E-Mail. Gezielte Fälle sind z.B. die Anrede mit dem richtigen Namen, Verweis auf Kollegen oder besonderes Wissen (z.B. aus einem Posting bei Social Media, dem Studium der Homepage oder ein abgehörtes Gespräch).
Cache-Modus in Outlook einstellen
Der Cache-Modus von Outlook legt fest, ob angezeigte E-Mails für Sie nutzbar sind, wenn das Gerät nicht mit dem Internet verbunden ist.
Ist der Cache-Modus deaktiviert, können Sie keine E-Mails lesen, wenn keine Internetverbindung besteht.
Oft ist es gewünscht, den Cache-Modus auf ALLE zu stellen, so dass alle E-Mail auf den Computer heruntergeladen werden.
Der Zugriff auf Mails kann dadurch beschleunigt werden. Der Speicherbedarf steigt jedoch.
Bei sehr großen Postfächern oder der Nutzung von sehr vielen Freigegebenen Postfächern oder Stellvertreterberechtigungen besteht oft ein sehr großer Speicherbedarf, der den verfügbaren Platz auf der Festplatte des Gerätes übersteigen kann.
Doppelklick auf die Mailadresse, deren Cache-Mosus bearbeitet werden soll
Wichtig: Den Cache-Modus unterstützen nur Postfächer vom Typ Microsoft Exchange
Entfernen Sie den Haken, wenn Sie den Cachmodus nicht nutzen möchten - dies ist manchmal hilfreich, wenn Schwierigkeiten mit Outlook gibt
Stellen Sie den Cache-Modus wie gewünscht ein: einen Zeitraum oder auf ALLE
Klicken Sie auf Weiter und Vorgang abgeschlossen - Outlook muss geschlossen und neu gestartet werden, damit die Änderung wirksam wird.
Migration zu New Outlook
Wir blockieren die Migration zu New Outlook bis 2029 standardmäßig.
Diese Maßnahme folgt den Empfehlungen vieler Softwareanbieter und ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Ihre AddIns weiterhin nutzbar sind und keine Unterbrechungen in Ihrem Arbeitsablauf auftreten.
Viele Kunden wurden auf diesen Umstand schon von den Softwarenabierern informiert. Ein verbreitetes Beispiel ist DATEV.
Aber auch die AddIns von Microsoft Teams, OneNote, Salesforce und Adobe Acrobat funktionieren noch nicht ganz zuverlässig.
Zusätzlich ist New Outlook unserer Meinung nach auch noch nicht ausreichend für einen produktiven Einsatz gereift. Viele bekannte Funktionen aus Classic Outlook fehlen oder sind anders umgesetzt oder visualisiert.
So prüfen Sie, ob inkompatible AddIns installiert sind: Im Classic Outlook oben rechts auf Datei klicken und dann COM-Add-Ins verwalten auswählen.
Automatische Antworten / Abwesenheitsnotiz / OOO für ein freigegebenes Postfach einstellen
- Öffnen Sie Outlook im Browser
- Klicken Sie nun oben rechts auf Ihr Foto und wählen Sie Weiteres Postfach öffnen aus
- Wählen Sie nun das gewünschte Postfach aus und klicken Sie auf Öffnen
- Suchen Sie nun nach dem Postfach und wählen Sie es aus
- Mit dem Zahnrad können Sie die Einstellungen öffnen und unter Konto die Einstellungen für Automatische Antworten bearbeiten
Outlook auf dem Handy anpassen / Gruppieren nach Unterhaltung deaktivieren
1.) Nach dem Öffnen der Handy-App die Übersicht der E-Mailpostfächer anzeigen
2.) Auf das Zahnrad klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen
3.) Im Abschnitt Allgemein auf E-Mail tippen
4.) Posteingang mit Relevanz deaktivieren, wenn Sie nicht möchten, das Outlook eigenständig nach Relevant und Sonstige sortiert
5.) auf E-Mail-Organisation tippen
6.) E-Mails nach Unterhaltung deaktivieren
Kontakte aus Outlook mit dem Smartphone synchronisieren
- Öffnen Sie die Einstellungen, in dem Sie oben links die Kontenübersicht öffnen und dann unten das Zahnrad auswählen
- Öffnen Sie nun den Punkt Kontakte
- Nun können Sie die Einstellung mit dem Schieberegler ein- oder ausschalten
Signatur zu Outlook hinzufügen
Es ist zwischen reinen Text-Signaturen und HTML-Signaturen zu unterscheiden.
Bei HTML ist die Formatierung entscheidend, damit Inhalte wie Grafiken korrekt und in der gewünschten Größe dargestellt werden.
Text
HTML
%AppData%\Roaming\Microsoft\Signatures
Kontakgruppe in Outlook anlegen
- Kontaktgruppen eignen sich hervorragend, wenn Sie öfters an einen gewissen Personenkreis schreiben. Das kann z.B. Ihr internes und/oder externes Team sein. Auch bei Kalendereinladungen sind die Kontaktgruppen auswählbar.
- Navigieren Sie zur Anlage zu den Kontakten und wählen Sie oben Neue Kontaktgruppe aus
- Nun können Sie einen Namen vergeben und dann Mitglieder hinzufügen. Dafür können Sie Ihre eigenen Outlook-Kontakte, ein Adressbuch (z.B. globale Adressliste GAL) oder E-Mail-Kontakte nutzen.
- Für ein internes Team wählen ich in diesem Beispiel die globale Adressliste GAL aus und suche dort nach den Kollegen.
- Wenn alle Mitglieder ausgewählt sind, wird mit OK bestätigt und man gelangt zur Übersicht zurück.
- Wenn alles passt, kann man Speichern & schließen.
- Die Kontaktgruppe lässt sich nun bei E-Mails und Kalendereinträgen auswählen. Wenn Sie die erstelle Kontaktgruppe nicht finden, prüfen Sie bitte das ausgewählte Adressbuch. Die Anlage erfolgt in Ihren persönlichen Kontakten.
Anordnung in Outlook
- Im Posteingang kann man die Anordnung ändern, indem man auf Nach Anordnung klickt
- Der Standard sieht so aus
Reaktionen in Outlook
In Outlook gibt es die Möglichkeit, auf E-Mails mit Emojis zu reagieren. 👍❤🎉😂😲😢
- Klicken Sie in der E-Mail dazu oben rechts auf den Smiley und wählen dann das gewünschte Emoji aus.
- Der Empfänger bekommt innerhalb weniger Sekunden eine Benachrichtigung dazu.
- In der Benachrichtigungsübersicht (auf die Glocke klicken) sehen Sie auch nachträglich die erhaltenen Reaktionen im Überblick.
- Falls der Empfänger nicht Microsoft 365 (Exchange Online) verwendet, wird ggf. eine Fallback-E-Mail versendet.
- Es gibt außerdem eine täglichen Reaktionsdigest, der die Reaktionen des Vortags auflistet.
- Weitere Details und eine Liste mit Ausnahmen gibt es direkt unter https://support.microsoft.com/de-de/office/reaktionen-in-microsoft-outlook-06315501-a790-4a2a-90c1-fbc89d84c393 bei Microsoft.
- Melden Sie sich wie immer bei Rückfragen oder Schwierigkeiten bei uns. 😍
Regeln in Outlook anlegen
Wir empfehlen das Anlegen von Regeln im Browser, da die Regeln aus den Desktop-Anwendungen und Apps nicht immer fehlerfrei synchronisert werden.
- Öffnen Sie https://outlook.office.com/ im Browser
- Gehen Sie zu den Einstellungen
- Navigieren Sie nun zu E-Mail --> Regeln
- Hier können Sie nun eine Neue Regel hinzufügen
- Benötigt werden ein eigenener Name, Bedingung(en) und Aktion(en). In den meisten Fällen soll das Verarbeiten weiterer Regeln nicht beendet werden. Mit Klick auf das Info-Symbol erhalten Sie dazu weitere Details.
- Testen Sie am besten die erstellten Regeln nach der Erstellung. Bei freigegebenen Postfächern sollten alle Anwender vorab über die Anlage informiert werden.
